1. Наименование проекта: Создание сводного каталога электронной библиотеки документов федеральных органов исполнительной власти на примере Минэкономразвития России с возможностью усовершенствования электронной системы автоматизированного делопроизводства Министерства.

2. Ключевые слова: Электронный документооборот, документ, регистрация документа, регистрационная карточка, резолюция, контроль исполнения, КИД, исполнитель, руководитель, межведомственный документооборот, потоковое сканирование, движение документов.

3. Цели и задачи проекта:

Основной целью работы является доработка и внедрение комплексной информационной системы сводного каталога электронной библиотеки документов и электронного документооборота Минэкономразвития России, обеспечивающей переход Заказчика к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в документооборот, и построение открытого программного интерфейса доступа для возможности интеграции с другими системами федеральных органов исполнительной власти.

Данные работы являются продолжением работ 2003 года по разработке и внедрению указанной системы в Минэкономразвития России (далее - СЭДО или система).

В рамках проведения работ должны быть решены следующие основные задачи:

Проведен анализ и разработано частное техническое задание на модули, обеспечивающие дополнительную функциональность системы электронного документооборота.
Разработаны и внедрены в промышленную эксплуатацию модули, обеспечивающие дополнительную функциональность системы электронного документооборота Минэкономразвития России.
Реализован макет с ограниченной функциональностью открытого программного интерфейса доступа к СЭДО для других систем федеральных органов исполнительной власти.
Подготовлены электронные материалы для обучения и тестирования знаний пользователей, проведено обучение сотрудников Министерства, выполняющих работу с документами, работе с системой, и выполнено подключение сотрудников Министерства к системе для работы с документами в электронном виде (до 500 сотрудников).
Оказаны консультации по работе и эксплуатации системы пользователям и администраторам системы.

4. Годы реализации проекта: 2003 - 2004 гг.

5. Организация-исполнитель: ЗАО "Диджитал Дизайн"

6. Краткая информация о сути выполняемого проекта:

6.1. Краткое описание предметной области: Система автоматизирует деятельность сотрудников Минэкономразвития России, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документов, контролем исполнительской дисциплины, ведения телефонного справочника Министерства, удаленного доступа к документам из подведомственных агентств и служб, взаимодействия систем электронного документооборота органов государственной власти.

6.2. Решаемые проблемы:

Повышение уровня исполнительской дисциплины. Разработка и внедрения специализированных отчетов для высшего руководства.
Упрощение ввода информации в систему. Разработка и внедрение подсистем шаблонов регистрационных карточек, резолюций и маршрутов согласования.
Автоматизация процесса учета номерных бланков документов органа государственной власти на примере Министерства.
Автоматизация процесса ведения телефонного справочника органа государственной власти:
- ведение телефонного справочника;
- web доступ к телефонному справочнику и публикация справочника на внутреннем портале;
- автоматизированное формирование отчетности.
Развитие подсистем журналирования и администрирования работы СЭДО.
Ведение истории и контроль изменения регистрационных карточек документов и резолюций.
Разработка открытого программного интерфейса с целью автоматизации взаимодействия СЭДО с системами других органов государственной власти. Разработан и внедрен обмен между СЭДО Минэкономразвития России и Российского фонда федерального имущества.
Предоставление доступа к документам и резолюциям СЭДО подведомственным Министерству агентствам и службам.
Обучение пользователей и внедрение СЭДО (до 500 пользователей).
Оказание консультаций и техническая поддержка системы.

6.3. Существующие и разрабатываемые аналогичные решения (мировой/российский опыт):

"Дело 96", ЗАО "ЭОС"
"АСОД Фонда имущества" на платформе Documentum, ЗАО "VDI"
"Босс референт", ЗАО "АйТи"

6.4. Результаты проекта в целом:

Разработана и внедрена в промышленную эксплуатацию СЭДО с дополнительной функциональностью, разработан открытый программный интерфейс к системе, проведено обучение до 500 пользователей, оказаны консультации по работе с системой.

6.5. Результаты проекта по годам:

2003 год - разработана СЭДО и внедрена в промышленную эксплуатацию на 200 пользователей.

2004 год - разработаны модули, обеспечивающие дополнительную функциональность СЭДО, разработан открытый программный интерфейс к системе и проведено обучение сотрудников (до 500 пользователей) СЭДО, внедрен оперативный контроль исполнения документов на уровне руководства, запущено потоковое сканирование всей входящей Правительственной корреспонденции, дан доступ на просмотр информации подведомственным службам.

7. Основные потребители: Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации, Федеральная таможенная служба, Федеральное агентство по управлению федеральным имуществом, Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости.

8. Социально-экономический эффект:

Повышена эффективность работы Министерства
- Повышен уровень исполнительской дисциплины Министерства:
  - уменьшено количество просроченных документов
  - улучшен оперативный контроль по исполнению контрольных поручений.
- Обеспечен оперативный доступ к документам подведомственным агенствам и службам.
- Обеспечена возможность взаимодействия систем электронного документооборота органов государственной власти, что позволит при внедрении и развитии системы сократить время доставки документов адресатам с дней до минут.
Созданы предпосылки для прозрачной работы органов государственной власти на примере Минэкономразвития России для общества и граждан.
Снижена трудоемкость исполнения и контроля исполнения документов.