1. Наименование проекта: Создание информационной системы управления государственным учреждением на примере высшего учебного заведения в рамках создания системы мониторинга и анализа эффективности деятельности государственного сектора экономики.

2. Ключевые слова: Информационная система, автоматизация бизнес-процессов, транзакционная система, типовое решение, управление ресурсами ВУЗа, система управления ВУЗа, управление персоналом, организационный менеджмент, бухгалтерский учет и бюджетное планирование в ВУЗе, Технический проект, информационные потоки, базы данных, клиент-сервер, системная платформа, программное обеспечение.

3. Цели и задачи проекта:

Основная цель создания Информационной системы - повышение эффективности деятельности ВУЗа, качества подготовки специалистов, повышение оперативности управления, планирования и использования всех ресурсов вуза, организация эффективного взаимодействия с другими вузами, школами и Министерством образования РФ.

Основная цель использования Информационной системы - достижение необходимой степени динамизма в управлении через распределение ресурсов и контроль их использования. Это позволит организовать работу так, чтобы своевременно удовлетворять новые потребности и быстро оценивать появляющиеся возможности, а также повысить эффективность, управляемость, координацию деятельности всех структурных подразделений ВУЗа.

Объективным критерием достижения указанных целей является правильно и своевременно сформированная бухгалтерская, управленческая и планово-финансовая отчетность ВУЗа.

4. Годы реализации проекта: 2003 - 2005 гг.

5. Организация-исполнитель: Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Государственный университет - Высшая школа экономики.

Соисполнитель: Общество с ограниченной ответственностью "РЕДЛАБ ЛТД".

6. Краткая информация о сути выполняемого проекта:

6.1. Краткое описание предметной области:

Назначением информационной системы (ИС) является автоматизация деятельности учебных, бухгалтерских, планово-финансовых и кадровых служб ВУЗа, а также служб управления делами и административной политики в следующих частях:

управленческий учет и бюджетное планирование;
бухгалтерский учет;
финансовый анализ;
управление персоналом;
учет труда и зарплаты;
стипендиальное обеспечение;
административный документооборот;
обеспечение учебного процесса;
управление корпоративными знаниями;
управление ИТ;
материально-техническое обеспечение.

6.2. Решаемые проблемы:

Информационная система призвана решать следующие задачи:

подготовку бюджетов и контроль их исполнения;
ведение бухгалтерского учета в утвержденном плане счетов;
ввод, обработку и хранение данных по различным разделам бухгалтерского учета в аналитических и синтетических разрезах;
возможность дополнения и расширения существующих аналитических разрезов;
формирование необходимой стандартной бухгалтерской отчетности для сдачи в контролирующие государственные органы;
формирование необходимой внутренней отчетности для обеспечения фактической информацией аналитических информационных систем Организации;
ведение базы нормативно-справочной информации ВУЗа в части бюджетирования, бухгалтерского учета, управления персоналом, учета труда и зарплаты, стипендиального обеспечения;
учет персонала;
учет труда и расчет заработной платы;
расчет стипендий и иных выплат;
организация электронного документооборота;
организация учебного процесса в составе следующих подразделений - Учебно-методическое управление, Деканаты, Кафедры, Приемная комиссия;
обеспечение возможности администрирования Системы;
обеспечение возможности обмена данными с системами внешнего окружения;
обеспечение адаптации к изменениям хозяйственных процессов возможностями настройки Системы.

6.3. Существующие и разрабатываемые аналогичные решения (мировой/российский опыт):

ООО "Редлаб ЛТД": Система "Редлаб"
Функциональный состав:
- Организационное управление
- Управление связями с основными клиентами
- Преподавание и обучение
- Управление исследованиями и грантами
- Академические и студенческие службы
- Управление документацией
- Управление персоналом
- Бухгалтерский учет
- Организационно-административное обеспечение
- Материально-техническое обеспечение
Петрозаводский государственный университет: Интегрированная информационно-аналитическая система управления вузом (ИИАС).
Функциональный состав:
- Организация и проведение приемной кампании (включая анализ итогов, формирование приказа о зачислении, создание БД первокурсников, представление в Интернет информации о ходе и результатах приемной кампании);
- Движение контингента студентов, планирование и проведение текущего и семестрового контроля, анализ успеваемости.
- Сессионный контроль и аттестация студентов;
- Планирование учебного процесса (ведение учебных планов по специальностям вуза, создание годового рабочего учебного плана вуза);
- Приложение к диплому, справки
- "Педагогические кадры" в объеме, необходимом для подсистемы "Учебный процесс"
- Универсальное хранилище документов "VEDA"
ЛЭТИ: "Разработка и реализация интегрированной системы управления университетом на базе современных технических средств и информационных технологий" Цель:
- Разработка и внедрение основных компонент интегрированной системы управления университетом (ЕИС) на базе современных технических средств и информационных технологий как средства повышения эффективности деятельности университета
Специфические цели
- Создание концепции построения единой информационной системы (ЕИС) вуза на базе современных средств вычислительной техники и информационных технологий, как технического инструмента оперативного контроля деятельности вуза и поддержки принятия управленческих решений, а также стратегического планирования развития вуза
- Поэтапное создание и интеграция функциональных частей (подсистем) ЕИС, обеспечивающих решение специфических для вуза задач с учетом накопленного в вузе опыта и профессионального потенциала
- Утверждение технических требований к типовым (базовым) автоматизированным рабочим местам (АРМ) ЕИС вуза и экспериментальная реализация одной из подсистем ЕИС (подсистемы "Финансы") средствами стандартного программного продукта класса ERP (Enterprise Resource Planning system)
- Создание методических рекомендаций по дальнейшему развитию ЕИС вуза
Центр открытых систем и высоких технологий (МФТИ): Система "COSINUS"
Функциональный состав:
- COSINUS.OFFICE (Почтово-информационная система)
  - Почта
  - Календарь - планировщик
  - Записная книжка
  - Хранилище документов
  - Новостные каналы
- COSINUS.WEB
  - WEB-сервер ВУЗа с системой динамического управления содержанием
- COSINUS.ABITUR (Подсистема приемной комиссии.)
  - Набор абитуриентов
  - Промежуточные списки
  - Приказ на зачисление
- COSINUS.EDUMAN (Система учебного отдела)
  - Подготовка, формирование и редактирование учебных планов
  - Расчет академической нагрузки
- COSINUS.STUDENTS (Система управления контингентом студентов)
  - Личные дела и учебные карточки студентов
  - Экзаменационные ведомости
  - Формирование основных приказов по управлению контингентом студентов
  - Формирование учебного плана группы

Из приведенных данных следует, что в настоящее время внедренные системы управления конкретным ВУЗом носят "лоскутный характер", и не могут являться шаблоном для переноса ИС на остальные образовательные учреждения.

6.4. Результаты проекта в целом:

Создание информационной системы управления ВУЗом.
Разработка методологии внедрения информационной системы.

6.5. Результаты проекта по годам:

Результаты 2003 г.:

Концепция и техническое задание на создание информационной системы управления государственным учреждением, на примере конкретного ВУЗа.
Типовая Концепцию информационной системы ВУЗов, включая модель "как должно быть".
Типовое техническое задание на создание информационной системы ВУЗов, включая поэтапный план.
Модель организационной структуры, включающая описание информационных потоков и регламентов конкретного ВУЗа.
Методология управления ВУЗом.

Результаты 2004 г.:

Частные технические задания (ЧТЗ) на внедряемые подсистемы содержащие, в частности полный перечень документов из разрабатываемой рабочей документации, включая эксплуатационную, согласно ГОСТ 34 серии и согласованный с Заказчиком.
Комплект документации по Техническому проекту, оформленный согласно ГОСТ 34 серии
Рабочая документация на систему и её части согласно ГОСТ 34 серии, оформленная в соответствии с требованиями ЧТЗ.
Установка (инсталляция) на сервере Исполнителя программного обеспечения mySAP Business Suite.
Описание настроек функциональных подсистем:
- "Управление персоналом, организационный менеджмент",
- "Расчет заработной платы",
- "Бухгалтерский учет и финансовый контроль"
Описание средств переноса данных из существующих систем.
Перечень исходных данных для загрузки системы.
Перечень интерфейсов к внешним системам.
Перечень программ начальной загрузки данных.
Результаты интегрированного тестирования системы.
Действующая версия информационной системы, размещенная на опытном оборудовании.
Методология внедрения Информационной Системы (ИС).

7. Основные потребители: Государственные учреждения, в том числе образовательные.

8. Социально-экономический эффект:

Экономический эффект на федеральном уровне достигается за счет:

повышения уровня подготовки специалистов;
сокращения "утечки мозгов" из России и привлечения зарубежных специалистов;
улучшения качества работы органов государственного управления за счет улучшения качества их аналитического обеспечения со стороны ВУЗа.

Экономический эффект на уровне ВУЗа достигается за счет:

улучшения конкурентных позиций ВУЗа, что, повышая ее привлекательность в глазах абитуриентов, способствует повышению поступлений от предоставления платных образовательных и аналитических услуг и привлечения грантов;
возможности более широкого использования электронных библиотечных продуктов и подписки на электронные версии научных журналов, что дешевле и позволяет в большей степени обеспечить потребности пользователей в доступе к литературе;
повышения надежности работы программного обеспечения и аппаратуры и их защиты от несанкционированного доступа и ошибок пользователей;
более эффективного использования оборудования и программного обеспечения за счет предоставления доступа пользователей к ним и ИС;
повышения эффективности документооборота;
улучшения контроля над финансовыми потоками и повышения эффективности их использования;
повышения производительности и качества уровня работы профессорско-преподавательского состава и других категорий сотрудников.